En rulleliste laver du med datavalidering. Markér cellerne, der skal have listen, og vælg Data › Datavalidering. Under Tillad vælger du Liste, og i Kilde peger du på cellerne med valgene, fx =$A$2:$A$5. Så får cellerne en pil, hvor man kan vælge en værdi.
Skriver du valgene direkte i Kilde i stedet, så skil dem med semikolon i Excel på dansk: Ja;Nej. Microsofts danske vejledning viser eksemplet med kommaer, men i vores test blev Ja,Nej til ét valg.
Liste fra celler: læg valgene i en tabel
Skriv valgene under hinanden et sted i projektmappen, gerne på et ark for sig, og gør dem til en Excel-tabel. I eksempelfilen står farverne på arket Lister i tabellen Farver.
En tabel er det, der får listen til at vokse. Vi lavede rullelisten med Kilde =$H$2:$H$5, som er farvernes celler, og skrev en ny farve, Lilla, i rækken under:
| Valgene står i | Kilde efter den nye farve | Godtog rullelisten Lilla? |
|---|---|---|
| En Excel-tabel | =$H$2:$H$6 |
Ja |
| Almindelige celler | =$H$2:$H$5 |
Nej |
Da valgene stod i en tabel, rettede Excel selv kilden fra række 5 til række 6. Det skete både, når vi skrev under tabellen, og når vi indsatte en tabelrække. Uden tabel blev kilden stående, og den nye farve kom ikke med. Microsoft skriver det samme: rullelister, der bygger på en tabel, opdateres, når du tilføjer eller fjerner elementer.
Et navngivet område virker også. Vi gav =Farver[Farve] navnet FarveListe og brugte =FarveListe som kilde, og den godtog Gul. Se Excel-tabeller og strukturerede referencer for mere om tabeller.
Hvad rullelisten godtager
Rullelisten stopper værdier, der ikke står på listen, når nogen skriver i cellen. Vi skrev fire værdier i celler med listen Rød, Grøn, Blå og Gul:
| Skrevet i cellen | Godtaget |
|---|---|
| Rød | Ja |
| rød | Ja |
Rød med mellemrum til sidst |
Nej |
| Lilla | Nej |
Store og små bogstaver er ligegyldige, men et mellemrum til sidst er ikke. Kommer valgene fra en import, så rens dem for mellemrum, før du bruger dem som liste. Se find og fjern dubletter, som viser, hvordan du fjerner mellemrum.
Indsæt fjerner rullelisten
Datavalidering kontrollerer kun det, der bliver skrevet i cellen. Vi kopierede teksten Sort, som ikke står på listen, ind i celler med rullelisten:
| Sådan blev Sort indsat | Har cellen stadig rullelisten? | Indhold |
|---|---|---|
| Almindelig indsæt | Nej | Sort |
| Indsæt som værdier | Ja | Sort |
Ved almindelig indsæt fik cellen den kopierede celles indstillinger, og rullelisten forsvandt. Ved indsæt som værdier blev rullelisten, men værdien Sort kom ind alligevel, og rullelisten godtager den ikke. Der kom ingen advarsel i nogen af tilfældene.
Det samme gælder data, der stod i cellen, før du lavede rullelisten. Vi skrev Lilla i en celle og lagde derefter en liste uden Lilla på den. Lilla blev stående.
Skal du være sikker på, at alle værdier er gyldige, så tjek kolonnen med en formel i stedet for at stole på rullelisten:
Rulleliste med entydige værdier fra dine data
Har du en kolonne med gentagelser, fx varer i en salgsliste, kan Excel lave listen over de forskellige værdier for dig:
Brug resultatet som kilde med # efter cellen, =$J$2#. Så følger rullelisten med, når formlens resultat bliver længere eller kortere. I vores test godtog den Kakao og afviste Vand. Mere om # og formler, der løber ud i flere celler, i guiden om FILTRER.