Eksempelfilen er en vagtplan for fire uger. Du skriver den første mandag, og så finder Excel selv datoerne, ugedagene, ugenumrene og de dage, der er helligdag eller weekend. Du skriver, hvem der har vagt og hvornår, og Excel regner timerne, også når vagten går over midnat. Et ark for sig lægger timerne sammen pr. medarbejder og uge.

Vi har afprøvet planen fra mandag 21. december 2026, fordi de fire uger rammer jul, nytår og uge 53. Det er de dage, en hjemmelavet vagtplan typisk regner forkert på.

Sådan ser planen ud

ABCDEFGH
1 Dato Ugedag Uge Fridag Medarbejder Start Slut Timer
2 24-12-2026torsdag52Anna07:0015:008,0
3 25-12-2026fredag52Helligdag
4 26-12-2026lørdag52Helligdag
5 27-12-2026søndag52Weekend
6 28-12-2026mandag53Bo15:0023:008,0
7 31-12-2026torsdag53Bo15:0023:008,0
8 01-01-2027fredag53Helligdag
9 04-01-2027mandag1Carl23:0007:008,0
Uddrag af arket Vagtplan. Kolonne A til D og H er formler, E til G skriver du selv.

Juleaftensdag og nytårsaftensdag står uden markering, fordi de ikke er helligdage. 2. juledag falder på en lørdag og står som helligdag, fordi formlen tjekker helligdagene før weekenden. Uge 53 går fra 28. december 2026 til 3. januar 2027, og 1. januar 2027 hører derfor til uge 53.

Formlerne

Datoerne bygger på den første mandag i B1. A4 er =B1, og resten af kolonnen lægger én dag til:

A5 =A4+1

Ugedagen skriver TEKST med koden dddd, som i Excel på dansk giver mandag, tirsdag og så videre:

B4 =TEKST(A4;"dddd")

Ugenummeret efter den danske kalender kommer fra ISOUGE.NR. Den almindelige UGE.NR giver andre tal omkring nytår, se ugenumre og uge 53.

C4 =ISOUGE.NR(A4)

Fridag-kolonnen slår datoen op i helligdagslisten og tjekker derefter, om det er lørdag eller søndag:

D4 =HVIS(TÆL.HVIS(Helligdage!$F$4#;A4)>0;"Helligdag";HVIS(UGEDAG(A4;2)>5;"Weekend";""))

Helligdage!$F$4# er listen fra arket Helligdage, som beregner de danske helligdage for tre år ud fra årstallet i Helligdage!B1. Arket er det samme som i guiden om danske helligdage i Excel, hvor påskeformlen er forklaret. UGEDAG(A4;2) giver 1 for mandag og 7 for søndag, så over 5 er weekend.

Timerne regnes med REST, så en vagt fra 23:00 til 07:00 giver 8 og ikke et negativt tal. Hvorfor, står i guiden om timeregistrering over midnat.

H4 =HVIS(F4="";"";REST(G4-F4;1)*24)
Gav 8,0 for både dagvagten 07:00 til 15:00 og nattevagten 23:00 til 07:00. Rækker uden vagt bliver tomme.

Timer pr. medarbejder og uge

Arket Timer pr. uge har ugenumrene i kolonne A og navnene i række 1. SUM.HVISER lægger timerne sammen, hvor både uge og navn passer:

B2 =SUM.HVISER(Vagtplan!$H$4:$H$31;Vagtplan!$C$4:$C$31;$A2;Vagtplan!$E$4:$E$31;B$1)
Uge Anna Bo Carl I alt
52 16,0 8,0 8,0 32,0
53 8,0 16,0 8,0 32,0
1 16,0 8,0 16,0 40,0
2 8,0 16,0 16,0 40,0
I alt 48,0 48,0 48,0 144,0

Uge 52 og 53 har kun 32 timer, fordi juledag og nytårsdag falder på hverdage. De tomme timeceller i Vagtplan indeholder tom tekst fra formlen, og den springer SUM.HVISER over. Dollartegnene gør, at formlen kan kopieres til hele tabellen. Mere om det i SUM.HVISER pr. måned og kategori.

Tilpas planen

  • Andre perioder. Skriv en ny mandag i B1. Helligdagene beregnes for tre år fra årstallet i Helligdage!B1, så ret det, hvis planen går ud over de tre år.
  • Flere uger. Kopiér den sidste række i Vagtplan ned, og ret områderne i SUM.HVISER, så de går til den nye sidste række.
  • Jeres egne lukkedage. Har I fri juleaftensdag eller nytårsaftensdag, så hold dem i en liste for sig og sæt den sammen med helligdagene. Det er vist i guiden om arbejdsdage med danske helligdage.
  • Ugenumre hen over nytår. Ugenummeret alene skelner ikke mellem uge 1 i 2027 og uge 1 i 2028. Spænder planen over mere end et år, så brug en etiket med ugens år, som i guiden om uge 53.