Vil du farve en hel række rød, når deadline er overskredet, skal du bruge betinget formatering (engelsk: Conditional Formatting) med en regel af typen Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres. Står deadlines i kolonne C fra række 4, status i kolonne D og dags dato i B1, er formlen:

=OG($C4<>"";$C4<$B$1;$D4<>"Færdig")
Sand, når der er en deadline, den ligger før datoen i B1, og opgaven ikke er færdig.

Dollartegnene er det vigtigste. $C4 låser kolonnen, men ikke rækken, så hver række ser på sin egen deadline. $B$1 er helt låst, så alle rækker sammenligner med den samme dato. Resten af artiklen viser reglerne for “forfalder inden 7 dage”, dubletter og trafiklys, og hvad der sker, når dollartegnene sidder forkert.

Test formlen i cellerne først

En regel for betinget formatering viser ikke, hvad formlen giver. Den farver bare, eller den lader være. Skriv derfor formlen i en tom kolonne ud for dataene og kopiér den ned. Så ser du SAND eller FALSK for hver række, og først når det passer, kopierer du formlen ind i reglen.

Eksemplet er en opgaveliste med en fast dato, 16-09-2026, i B1. Med en fast dato kan du afprøve reglerne og få det samme resultat i morgen. Til sidst skifter vi til IDAG().

Række Opgave (A) Deadline (C) Status (D) Dage til Overskredet Inden 7 dage Dublet
4 Bestil kaffe til mødet 10-09-2026 Færdig -6 FALSK FALSK FALSK
5 Send referat 14-09-2026 I gang -2 SAND FALSK SAND
6 Opdater medlemsliste 16-09-2026 I gang 0 FALSK SAND SAND
7 Book lokale 23-09-2026 Ikke startet 7 FALSK SAND FALSK
8 Budget 2027 24-09-2026 I gang 8 FALSK FALSK FALSK
9 Send referat 05-10-2026 Ikke startet 19 FALSK FALSK SAND
10 Forny forsikring 01-09-2026 Ikke startet -15 SAND FALSK FALSK
11 Invitation til årsmøde 20-09-2026 Færdig 4 FALSK FALSK FALSK
12 Opdater medlemsliste 01-11-2026 Ikke startet 46 FALSK FALSK SAND
13 Rengøringsplan Ikke startet FALSK FALSK FALSK
14 FALSK FALSK FALSK
15 FALSK FALSK FALSK

Kolonne B (Ansvarlig) er udeladt her. “Dage til” er =HVIS($C4="";"";$C4-$B$1), og de tre sidste kolonner er formlerne fra næste afsnit, skrevet i række 4 og kopieret ned. Række 14 og 15 er tomme med vilje: reglerne lægges på A4:D15, så de også dækker nye opgaver.

Reglerne

Alle formler er skrevet til række 4, den første række i området.

Overskredet (rød):

=OG($C4<>"";$C4<$B$1;$D4<>"Færdig")

Forfalder inden for 7 dage (gul). Tæller i dag og dag 7 med, så “Book lokale” med deadline 23-09-2026 kom med:

=OG($C4>=$B$1;$C4<=$B$1+7;$D4<>"Færdig")

Den regel behøver ikke et tjek for tom deadline, fordi en tom celle regnes som 0 og aldrig er større end eller lig med datoen i B1. Skal du tælle arbejdsdage i stedet for kalenderdage, så se arbejdsdage med danske helligdage.

Dubletter i opgavekolonnen (lægges kun på A4:A15):

=TÆL.HVIS($A$4:$A$15;$A4)>1

Området $A$4:$A$15 er helt låst, fordi alle celler skal tælle i den samme liste. Tomme celler blev ikke markeret som dubletter i vores test. Skal dubletterne også fjernes, så se find og fjern dubletter.

Resultatet: hvilke celler Excel farvede

Vi oprettede reglerne i Excel og aflæste bagefter, hvilken udfyldningsfarve hver celle faktisk viste. Reglerne blev lagt ind af et script og ikke gennem dialogboksen (sådan afprøver vi), men formlerne er de samme, som du skriver i dialogboksen. Overskredet-reglen på A4:D15 farvede hele række 5 (Send referat) og række 10 (Forny forsikring). Inden-7-dage-reglen farvede række 6 og 7. Dubletreglen farvede A5, A6, A9 og A12.

Trafiklys i statuskolonnen

Til et trafiklys lægger du tre regler på statuskolonnen D4:D15: overskredet-reglen med rød, 7-dages-reglen med gul og denne med grøn:

=$D4="Færdig"
Opgave Deadline Status Farve i status-cellen
Bestil kaffe til mødet 10-09-2026 Færdig grøn
Send referat 14-09-2026 I gang rød
Opdater medlemsliste 16-09-2026 I gang gul
Book lokale 23-09-2026 Ikke startet gul
Budget 2027 24-09-2026 I gang ingen
Send referat 05-10-2026 Ikke startet ingen
Forny forsikring 01-09-2026 Ikke startet rød
Invitation til årsmøde 20-09-2026 Færdig grøn
Opdater medlemsliste 01-11-2026 Ikke startet ingen
Rengøringsplan Ikke startet ingen

De tre formler udelukker hinanden, fordi både rød og gul kræver, at opgaven ikke er færdig, og en dato kan ikke både ligge før og efter B1. Derfor er det ligegyldigt, hvilken rækkefølge reglerne står i. Ifølge Microsoft bliver regler evalueret oppefra og ned i Administrer regler, og nye regler lægges øverst. Overlapper dine regler, er rækkefølgen altså ikke ligegyldig.

“Invitation til årsmøde” har deadline om 4 dage, men blev grøn, fordi den er færdig. Uden $D4<>"Færdig" i den gule regel ville den have opfyldt både den gule og den grønne betingelse.

Når reglen farver de forkerte celler

Her er de fire fejl, vi afprøvede. Alle er lagt på A4:D15 med formlen skrevet til A4, og resultatet er aflæst fra Excel.

Formel i reglen Hvad Excel farvede Hvorfor
=OG($C4<$B$1;$D4<>"Færdig") Række 5 og 10, men også 13, 14 og 15 Uden $C4<>"" er en tom deadline 0, og 0 er mindre end enhver dato
=$C$4<$B$1 Alle rækker Alle celler ser på C4. Deadline i C4 er overskredet, så alt bliver rødt
=OG(C4<>"";C4<$B$1;D4<>"Færdig") Kun A5 og A10 Uden $ foran C flytter kolonnen med. B5 ser på D5, C5 på E5 og så videre
=OG($C4<>"";$C4<B1;$D4<>"Færdig") Tilfældigt udseende celler i række 6–10 og 12 B1 flytter med ned og til siden, så hver celle sammenligner med en anden celle

Den helt låste $C$4 kan du få uden at have skrevet dollartegnene selv. Ifølge Microsoft indsætter Excel absolutte referencer, når du klikker på en celle i regnearket, mens du skriver formlen i dialogboksen. Ret den til $C4, før du gemmer reglen. Mere om det i guiden om relative og absolutte referencer.

Den sidste fejl er værd at forstå, fordi den ikke ligner en fejl. Da vi skrev den forkerte formel i kolonne M ved siden af dataene, gav den SAND for “Budget 2027” med deadline 24-09-2026. For den række pegede B1 på B5, hvor der står “Bo”, og Excel regnede teksten som større end datoen. Deadline var derfor “mindre end” navnet.

Skift til IDAG(), når reglerne virker

Når du har set, at reglerne farver de rigtige rækker, kan du erstatte $B$1 med IDAG() (engelsk: TODAY), så farverne følger kalenderen:

=OG($C4<>"";$C4<IDAG();$D4<>"Færdig")

Excel accepterede formlen både i en celle og i en regel. Resultatet afhænger af den dag, du åbner filen, så vi viser ikke tallene her. En anden mulighed er at beholde cellen B1 og skrive =IDAG() i den. Så kan du stadig skrive en fast dato i B1, når du vil se, hvordan listen ser ud en bestemt dag.